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公文寫作指導(文秘必備)

公文寫作指導(文秘必備)

公文寫作指導(文秘必備)

一、公文及公文寫作特點

(一)什么是公文。《黨政機關公文處理工作條例》中明確,黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書,是傳達貫徹黨和國家的方針政策,公布法規和規章,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告、通報和交流情況等的重要工具。

簡單和寬泛地講,公文就是公務活動中需要以文字和書面形式記錄和運轉并發揮應有作用的文稿。

(二)公文的種類。現行的公文種類主要有15種,分別是:決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。目前機關內部辦公常用的有6種:意見、通知、報告、請示、函、紀要。除了規范的文種以外,機關經常遇到的公文還有:情況報告、工作總結、領導講話、會議發言、工作匯報、典型材料、調研報告、工作素材、會議須知、活動方案、接待安排、內部通知、述職報告、個人總結、規章制度等。無論是規范性公文還是內部文稿,都有一定的寫作技巧和要求。

(三)公文的特點。1、廣泛性,基本涉及每項工作、每個工作崗位和每位工作人員;2、規范性,有明確的格式和起草、管理要求,有專門的部門和單位負責管理;3、作用性,每篇公文都會起到特定的效力,有的還具有強制性和約束性;4、時效性,在一定時期內發揮作用,過早或過遲都有可能影響效力;5、思想性,體現一個單位、群體和個人的執政理念、思想水平、思維方式、辦事能力和工作水平。

(四)公文寫作的基本要求。內容簡潔,主題突出,觀點鮮明,結構嚴謹,表述準確,文字精練,文種正確,格式規范。簡單地說就是:想明白,搞清楚,寫準確,求簡練。

二、公文的十個要素

辦文、辦事是機關工作的兩大內容,兩者既各有特點,又相互聯系。寫作的人常說,文以事立,說的是寫文如果沒有實事,或者事說得不清楚,文稿就會發虛發飄,就會空,就不能稱之為一篇好文章。其實辦文也是一定意義上的辦事,辦文有時是為了更好地指導辦事,把事說清楚了,文自然也就寫得不會太差。從這個角度去理解,公文的一個基本目的,就是要求一部分人在一定時間內做一定的事,所以可以圍繞如何研究和認識一件事,如何指導人們如何做事來探討公文的寫作問題。

事物的發生發展是有其自身規律的,認識事物,研究事物,分析事物,應當從其規律入手,把握其真正內涵。就一項工作而言,可以將其看作是一件事物,不論是簡單的還是復雜的,不論是單項的還是綜合的,從研究分析到寫出來,大致可以從以下三個階段、十個方面入手。換句話說,一篇好的公文應當包含以下三大層次、十個方面的內容。

第一個層次:認識問題。

1、分析形勢,解決在什么情況下做的問題。形勢出任務。認真分析當前面臨的新形勢、新情況,對于做好任何一項工作都是十分必要的。分析形勢的目的有三個:一是統一思想;二是梳理思路;三是為工作部署的展開做好鋪墊。

2、研究必要性和可行性,解決要不要做和能不能做的問題。研究出思路。我們的工作可以大體分為四類:一是長期要求,需要著手研究謀劃的;二是現實要求,需要盡快組織實施的;三是工作需要,但暫時不具備條件,需要著手做些準備的;四是違背政策和規律,不能做的。組織推動一項工作,必須著重強調其必要性,認真分析其可行性,研究其有利條件和不利因素,以進一步打消顧慮,統一思想。

第二個層次:研究問題。

3、總結情況、特點和規律,解決對工作全面性的認識問題。總結出經驗。一般情況下,每一項工作都有啟動、延續、結束的過程,或與其它工作有聯系,有銜接和延續的關系。對以往的工作加以適當總結,有利于全面了解掌握情況,梳理工作中規律性的東西和好的做法,對今后工作有所啟迪。

4、分析問題和差距,解決工作的針對性和有效性問題。問題出措施。一般情況下,下一步的工作,是在好的基礎上繼續發揚,繼續發力,同時針對存在的問題和差距,有針對性地明確重點工作,實施重點突破。只有突出問題得到有效解決,工作才更富有成效。

5、明確指導思想(總體要求、工作思路),解決工作的方向性問題。思路決定出路。在綜合分析研究的基礎上,提出下一步工作的方向,是一項工作最為重要的部分,決定了未來工作的走向,也是一篇文稿的核心。

第三個層次:解決問題。

6、提出任務目標或階段性要求,解決做到什么程度的問題。目標決定力度。合理的目標,是未來工作的重要指引,也是一篇文稿的眼睛。目標的設定,既不能太高,也不能過低,要蹦一蹦,夠得著,起到促進工作的目的。

7、確定基本原則,解決按照什么要求做的問題。原則是工作當中必須遵循和堅持的基本準則,確定了工作推動的基本框架。鄧小平文文革后,提出了“堅持社會主義道路,堅持人民民主專政,堅持中國共產黨領導,堅持馬克思列寧主義、毛澤東思想”的四項基本原則,結束了思想混亂的局面。對一項工作確定幾條基本原則,有利于工作的標準化、規范化。對不同的工作,有不同的基本原則。農業工作中常用的基本原則有:政府主導,

8、工作重點和工作措施,解決做什么和怎么做的問題。工作重點,就是抓事物的主要矛盾,就是需要著力的重點領域和關鍵環節。工作措施,就是提出解決問題的辦法。兩者相互聯系,但工作重點相對宏觀,分析性和指導性比較強;工作措施更具體更明確,直接點明要做的事。兩者可以合在一起寫,也可以分開來寫。

9、階段和步驟,解決什么時候做、做什么的問題。這是工作中最具指導性和操作性的問題。應當根據工作的特點,在一定的時間范圍內,合理劃分工作階段和每一階段需要做的具體工作,使整體工作整體劃一,有序推進。

10、保障措施,解決如何才能保證做得好的問題。保障措施是工作實施和推動的基本保證,也是含金量最高、約束性最強、最為直接的工作措施之一。應重點從組織領導、體制機制、物力財力、政策支持、技術支撐、督查考核、工作方法、宣傳發動等方面予以明確。

這十個方面,基本能夠涵蓋了行政機關特別業務性比較強的機關公文的大體內容要素。當然,還可以從某個方面再細分小的類別和要素,再作細化。

進行一篇公文寫作,可以從這十個方面來構思,這樣基本上可以把一件事物分析透徹,寫出來就可以成為一篇要素全、不缺項的公文,也可以稱作為一篇“萬能稿”。同時,一定要注意根據工作的特點、公文的體裁、公文的類別和用途、上級的要求等情況,作適當的安排。在要素的把握上,可以遵循以下四個原則:一是力求全面。如果條件允許的話,不缺項最好,能給讀者一個全面的印象,文章也顯得豐滿。二是合理布局。主體內容可單項適當略長,次要內容可以略短或合并。但總體上各部分應力求勻稱,篇幅上大體相當,給人平穩均勻的感覺。三是適當取舍。在十個要素中,有的可以不寫、略寫或合并寫,用幾句話作以交代,起主要作用的要素則可以重寫、詳寫和單獨寫,寫細寫透。四是巧妙組合。要素的劃分是大略的,不是一成不變的,可以根據文稿的需要,把相聯系的要素組合在一起寫,也可以根據需要再拆分。

三、十類公文的寫作要點

公文有共性,也有個性。常用公文,不同種類有不同的寫作要求。下面簡單介紹一下十類常見公文的寫作要點:

1、意見。《意見》是一項或一類工作的指導性文件,一般由較高級別機關制發,用以指導下級機關執行的文件,政策性、操作性強,寫作要求比較高。《意見》大體可分為意見、指導意見、實施意見,例如各種全會的主要文件,中央1號文件等。《意見》起草的基本要求是:內容全面、思路清晰、目標明確、重點突出、保障有力。意見的主體一般分為四個部分:形勢分析、總體要求任務目標基本原則、重點工作、保障措施。缺項一般不能成為一個完整的意見。

2、通知。通知是告知和要求別人去作一件事,所以要求必須具體明確,讓人看得明白,照做即可,不必再另行告知。以會議通知為例,必須具備六個要素,就是“時間地點人物,日程材料吃住”,不可缺項。

3、報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況,回復上級機關的詢問。應如實向上級報告一件工作的具體情況,包括事件進展、處理過程、主要工作、問題或情況分析、下一步安排、必要的工作建議,不可缺項。需要特別注意的:一是一般應在文稿開頭把事件的主體情況交代清楚,給人以明確的印象,然后再詳細說明過程和有關工作,各項內容尤其是下步安排和建議不可過長,長則不能明確。二是除非特別必要,報告中不能夾帶請示內容。

4、請示。適用于向上級機關請求指示、批準。需要注意兩點:一是向所請事項的主管機關,也應用請示。二是一事一請,不能把不相聯系的事項的請示合并在一起。請示應敘述清楚、理由充分、請示明確。

5、函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函的寫作中,要注意口氣的把握,突出商洽性。

6、紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。必須準確反映議定事項。

7、領導講話、會議發言、工作匯報。這類文稿的突出特點,就是都需要口頭演講,對起草者的文字功底有很高要求。共性的要點:一是層次清楚,但不可太多。二是邏輯性強,但不能太繞。三是追求口語化,但不可太粗。其中,領導講話寫作要求最高,特別是部門綜合性、年度性會議的講話稿,應該嚴格按照十個要素的要求來寫,同時根據會議日程,注意控制篇幅。會議發言一般以介紹經驗和做法的典型發言為多,應先說清成效和特點,再說做法和經驗,最后簡單介紹下一步想法。工作匯報寫法與發言類似,注意應先說結果,再說過程,一事一段,不要重復。

8、調研報告、典型材料、工作總結、工作素材。全面反映工作狀況。調研報告應簡要寫明調研過程,調研對象的主要做法與經驗,對工作的啟發,下一步工作建議。典型材料的寫法與麻稈發言相似,重點寫成效經驗和做法。工作總結的重點是內容全面、重點突出,關鍵數字要充分,重點工作節點及內容齊全,工作重點不漏項,以便上級全面了解情況。工作素材應重點弄清上邊要什么,需要寫什么,再有針對性地搜集起草。

9、會議須知、活動方案、接待安排。這類文稿是日程式的,主要是要告訴人們活動的時間和內容,重點應當是讓人看明白。一般情況下,要以時間為軸線,按活動的進展情況,逐項寫清楚,每項中要對大體內容作必要的說明。

10、述職報告、個人總結。圍繞德能勤績廉,以學習和思想政治、重點業務工作、黨風廉政建設為主要內容來寫,特別是對一些有責任目標要求的工作要詳寫。既要客觀實在,又要中肯得當

四、如何提高公文的寫作水平

提高公文寫作水平,是一個長期的、艱苦的積累過程,沒有捷徑可走。水平與時間成正比,與認真程度成正比,多接觸、常思考、勤動手,是提高水平的正確途徑。古人說:功夫在詩外,也常說厚積薄發,寫公文也是一樣,只要在與公文寫作相關的領域多下功夫,寫作水平自然會逐步提高。在實踐中,靈活運用“五多一巧”,是盡快提高水平的好辦法。

農歷甲午(馬)年四月十二

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